3 Thách thức Quản lý Tiền mặt mà Doanh nghiệp phải đối mặt và Làm thế nào để Vượt qua Chúng

Tuân theo các thông lệ quản lý tiền mặt tốt là điều cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và cấu trúc để tồn tại. Quản lý dòng tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn cho phép chủ sở hữu giải quyết các khoản nợ và thanh toán chi phí, thu lại thu nhập cho bản thân và cổ đông, đồng thời tái đầu tư vào việc kinh doanh mở rộng quy mô, dịch vụ hoặc lãnh thổ.

Nhận biết dòng tiền dương có mối liên hệ chặt chẽ như thế nào với các hoạt động kinh doanh khác hoặc các yếu tố kinh tế là chìa khóa để có được nguồn tài chính ổn định, tạo cơ hội chống lại các thách thức tài chính trong tương lai.

Tìm cách đảo ngược các vấn đề tiêu cực của dòng tiền và hướng mọi thứ đi đúng hướng là điều cần thiết không chỉ để đạt được sự ổn định tài chính mà còn để loại bỏ những gì thường có thể là trở ngại lớn đối với cơ hội và tăng trưởng dài hạn.

Liên quan: 10 lời khuyên của chuyên gia về quản lý dòng tiền khi là một doanh nghiệp mới

Dưới đây là ba cách để khắc phục dòng tiền âm.

1. Cần tiền để kiếm tiền

Dòng tiền có thể khó giảm xuống, ngay cả đối với các dự án kinh doanh thành công. Thông thường, các khoản phải trả và các khoản phải thu sẽ có độ trễ kéo dài hàng tháng. Bạn có thể kết thúc giao dịch và trải qua bán hàng B2B lặp lại, nhưng tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, các dịch vụ bạn đã cung cấp vẫn chưa được thanh toán. Điều này thường xảy ra khi mô hình kinh doanh của bạn cho phép thanh toán trong một khoảng thời gian dài.

Để khắc phục lỗ hổng tài khoản-phải thu xảy ra với việc khách hàng thanh toán chậm hoặc chậm, bạn có thể phải thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng hạn. Không, không nhất thiết phải sử dụng các chiến thuật gây hấn, nhưng với các biện pháp khuyến khích. Mặc dù đúng là tính phí trả chậm hoặc lãi trên số dư quá hạn sẽ khuyến khích nhiều khách hàng không thanh toán, bạn cũng có thể thực hành những cách tích cực sau để khuyến khích các khoản thanh toán đúng hạn:

• Thiết lập mối quan hệ thân thiện với khách hàng của bạn và khiến họ cảm thấy đặc biệt bằng các ưu đãi dịch vụ độc quyền hoặc giảm giá sản phẩm để đánh giá cao các khoản thanh toán kịp thời của họ.
• Giúp khách hàng dễ dàng thanh toán đúng hạn với các giải pháp AR dựa trên đám mây gửi lời nhắc tự động và cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến.
• Là một giải pháp cuối cùng, hãy điều chỉnh mô hình kinh doanh của bạn để yêu cầu một phần thanh toán trả trước hoặc chuyển sang mô hình dựa trên người trả trước, trong đó bạn cung cấp một bộ dịch vụ với cùng một mức chi phí hàng tháng (với khoản thanh toán trước 30 ngày).

Cần tiền để kiếm tiền không phải là một mẹo đơn giản để ném xung quanh. Một dòng tiền dương chỉ có thể có được khi bạn biết mình đang tiêu tiền khi nào và ở đâu. Điều đó đưa chúng ta đến thách thức thứ hai mà các tập đoàn phải đối mặt khi họ bán một sản phẩm vật chất hoặc khi họ cung cấp một dịch vụ đòi hỏi nhân viên, thiết bị hoặc sản xuất: quản lý hàng tồn kho và chi phí hoạt động.

2. Sử dụng công nghệ kinh doanh để hợp lý hóa hoạt động

Khi doanh nghiệp lần đầu tiên được thành lập, một trong những sai lầm lớn nhất là bắt đầu với khoản nợ không cần thiết. Thông thường, đây là thời điểm doanh số bán hàng ở mức tối thiểu và mỗi xu chi tiêu cho chi phí chung sẽ bị cắt giảm thành lợi nhuận. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ đã thành lập cũng sẽ trải qua các giai đoạn khi họ không nhận ra ngay nhu cầu cắt giảm chi phí bằng bất kỳ biện pháp nào cần thiết.

Suy thoái kinh tế, thay đổi hành vi tiêu dùng và thậm chí các sự kiện thời tiết nghiêm trọng có thể nhanh chóng lật ngược tình thế cho một doanh nghiệp lành mạnh. Vì những lý do này, hoạt động tinh gọn và theo dõi chặt chẽ chi phí chung là rất quan trọng.

Ví dụ: nếu công ty của bạn bán các sản phẩm mà bạn phải xây dựng hoặc mua, thì việc giữ một mức tồn kho nhất định để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng. Chính hàng tồn kho này, nằm trên các kệ hàng và tốn kém tiền bạc để mua hoặc tạo ra, có thể hút hết sự sống của công việc kinh doanh có lãi của bạn.

Đây là nơi công nghệ hiện đại có thể giúp đỡ. Một khoản đầu tư nhỏ vào các giải pháp quản lý hàng tồn kho giúp các nhà sản xuất tuân theo các phương pháp sản xuất đúng lúc (JIT) có thể giảm cả chi phí sản xuất và tồn kho.

Ngày nay, nhiều chức năng quản trị lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa. Điều này bao gồm theo dõi thời gian của nhân viên, lập hóa đơn cho khách hàng, kiểm kê kho và thực hiện, và hậu cần vận chuyển. Nếu bạn chưa tận dụng các giải pháp tự động hóa kinh doanh, thì bạn có khả năng chi nhiều tiền hơn để điều hành một doanh nghiệp đang hoạt động không hiệu quả.

Liên quan: 5 cách để duy trì dòng tiền bơm

3. Đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu

Chủ đề cuối cùng của cuộc thảo luận liên quan đến các thách thức quản lý tiền mặt là không có khả năng nhìn thấy tương lai, nhưng các nhà nghiên cứu thị trường công bố các dự báo kinh doanh một cách thường xuyên. Nếu bạn thực sự muốn tránh tiêu quá nhiều tiền vào thời điểm mà bạn nên thể hiện sự kiềm chế, thì bạn phải dành thời gian để nghiên cứu các báo cáo phân tích khu vực thị trường và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính hoặc KPI của riêng bạn.

Quá nhiều chủ doanh nghiệp có tình cảm gắn bó với hoạt động và khách hàng của họ. Nhưng hầu hết các thách thức quản lý tiền mặt có thể tránh được khi bạn theo dõi các KPI sau:

• Điểm nhận biết thương hiệu hoặc hình ảnh. Nhân khẩu học được nhắm mục tiêu của bạn có biết về thương hiệu của bạn không? Nếu không, một chiến dịch truyền thông xã hội hoặc các nỗ lực tiếp thị khác nên được theo đuổi.
• Sự hài lòng của khách hàng (CSAT). Amazon tăng vọt trong thế giới thương mại điện tử vì nỗi ám ảnh tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp đối mặt với công chúng, thì hãy làm theo phương pháp kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm.
• Chi phí mua lại khách hàng (CAC). Số liệu này thường mang tính chủ quan vì nhiều B2B nên chi tiêu nhiều hơn cho việc mua lại khách hàng để bù đắp lợi nhuận thấp. Cuối cùng, số liệu này được sử dụng để xác định xem các chiến dịch bán hàng và tiếp thị có hiệu quả về chi phí hay không.

Bạn không cần phải là một nhà phân tích thị trường để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh mang lại lợi nhuận. Nhưng thật khó để vượt qua những thách thức về quản lý tiền mặt nếu bạn không thể thấy doanh nghiệp của mình đang hoạt động không hiệu quả ở đâu. Cách tốt nhất để theo dõi hiệu quả hoạt động của công ty là lập biểu đồ tiến độ tài chính của bạn dựa trên dữ liệu.

Liên quan: Không bao giờ phải lo lắng về dòng tiền một lần nữa bằng cách sử dụng 5 chiến lược này