Đã đến lúc nói RIP với RFP?

Ngày 9 tháng 6 năm 2021

4 phút đọc

Ý kiến ​​được bày tỏ bởi Doanh nhân những người đóng góp là của riêng họ.

Trong một thế giới mà liên hệ cá nhân là vấn đề quan trọng, tại sao các doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp điền vào chỗ trống để tìm đúng nhà cung cấp?

Các công ty dựa vào Yêu cầu đề xuất (RFP) lỗi thời để tìm các nhà cung cấp mà họ sẽ cần dựa vào hàng ngày đang đưa ra quyết định của họ trong bóng tối. Đề xuất có thể trông đẹp trên giấy, nhưng tính cách của những người sẽ phục vụ tài khoản là gì? Họ có những loại kinh nghiệm nào?

Tại sao bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đặt niềm tin vào đối tác mà không biết gì về tài năng và kinh nghiệm thực sự của họ? Đã qua thời gian để đưa RFP lên kệ hoặc loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng chúng.

Liên quan: 6 cách để xây dựng quan hệ đối tác bền chặt

Tại sao RFP không thành công?

RFP giống như âm thanh của nó. Một công ty đưa ra lời kêu gọi cho các nhà cung cấp, yêu cầu họ gửi các đề xuất kinh doanh để cung cấp các dịch vụ hoặc hàng hóa cụ thể. Những đề xuất sơn theo từng con số này cuối cùng đưa ra những câu trả lời thuộc lòng cho một danh sách các câu hỏi đã được cắt và sấy khô thường cung cấp rất ít cái nhìn sâu sắc về văn hóa, giá trị của nhà cung cấp hoặc cách họ có thể giải quyết nhu cầu thực sự của công ty.

Khi một công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận sử dụng RFP, bạn có thể nghĩ rằng nó có thể cung cấp đủ thông tin chi tiết để chọn đối tác tốt nhất với mức giá tốt nhất, nhưng không phải vậy. Yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng trả lời cùng một bộ câu hỏi có thể nhất quán, nhưng đó là suy nghĩ rất nội bộ.

Quy trình này không liên quan gì đến việc liệu văn hóa và giá trị của nhà cung cấp có tương thích với của bạn hay không và nó buộc người trả lời vào một góc, không thể hình thành các đề xuất cá nhân hóa vượt ra ngoài việc đáp ứng nhu cầu rõ ràng của công ty bạn.

Các câu hỏi tiêu chuẩn hóa dẫn đến câu trả lời cắt cookie. Đôi khi, dịch vụ tuyệt vời nhất mà nhà cung cấp có thể cung cấp là giúp các công ty nhận ra những gì họ thực sự nhu cầu thay vì những gì họ muốn. Tôi điều hành một cơ quan quan hệ công chúng và tôi đã thấy các tình huống các công ty có thể đưa ra RFP cho một logo mới, nhưng những gì họ thực sự cần là sự công khai tích cực và một khuyến nghị vững chắc về các sáng kiến ​​cộng đồng cần theo đuổi để tạo thiện chí. Họ không nhận được câu trả lời đó từ một đề xuất.

Những người mà bạn tin tưởng?

Khi nói đến việc lựa chọn một nhà cung cấp làm đối tác, nó không phải là điều gì đó nên xem nhẹ. Bạn đang mang lại cho bên ngoài một ảnh hưởng quá lớn đối với công ty của bạn. Điều này khiến bạn rất tin tưởng rằng bạn đang đưa công việc kinh doanh vào đúng tầm tay.

Các công ty tiếp tục dựa vào RPP đang tự làm mình thất bại. Quá trình này không thay thế cho sự thẩm định khi lựa chọn nhà cung cấp. Trên thực tế, nhiều nhà cung cấp tài năng và đủ điều kiện chỉ đơn giản là không trả lời các yêu cầu đề xuất. Theo kinh nghiệm của tôi, chúng thật lãng phí thời gian. Tôi muốn tham gia trực tiếp với các công ty và nghe về những khó khăn và thách thức của họ để chúng tôi có thể tạo ra một chiến lược tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ.

Liên quan: Nâng cấp hoạt động của bạn với mối quan hệ nhà cung cấp đôi bên cùng có lợi

Thuê một nhà cung cấp có nghĩa là tham gia vào một mối quan hệ. Nó phải dựa trên rất nhiều yếu tố mà bạn không thể thu thập được khi đọc một tài liệu. RFP sẽ đưa ra các đề xuất cho các giải pháp rõ ràng cho các vấn đề trong sách giáo khoa, chứ không phải cung cấp cách đánh giá giá trị mà nhà cung cấp có thể thêm vào doanh nghiệp của bạn.

Có rất nhiều yếu tố tinh tế trong trò chơi khi lựa chọn đối tác. Các công ty có kết quả tốt nhất với các đối tác là nhà cung cấp đang chọn họ dựa trên nền văn hóa tương thích, kiến ​​thức chuyên sâu về các ngành cụ thể của họ và liệu các giá trị cốt lõi của họ có phù hợp với nhau hay không.

Một cách tốt hơn

Để tìm đúng nhà cung cấp, hãy nói chuyện với nhiều công ty hơn. Đánh giá họ dựa trên văn hóa và tài năng và năng lực độc đáo của họ. Nhà cung cấp phải có thể điều chỉnh các dịch vụ của mình để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Bỏ qua câu hỏi về tính tương thích là một con đường đảm bảo để người mua hối hận. Khi công ty của bạn cần tìm kiếm một nhà cung cấp, hãy chủ động:

• Tìm kiếm các nhà cung cấp được đánh giá tốt có kinh nghiệm trực tiếp trong ngành của bạn
• Làm quen với các nhà lãnh đạo công ty và làm quen với văn hóa và các giá trị của doanh nghiệp
• Làm bài tập về nhà của bạn bằng cách phỏng vấn khách hàng hiện tại và trước đây của họ
• Nghiên cứu và đọc nội dung do nhà cung cấp tạo
• Tìm kiếm các nhà cung cấp được đề cập trong các nhóm thảo luận cụ thể cho ngành của bạn

RFP có thể là một cách truyền thống để các công ty tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, chúng không hữu ích. Trước khi tham gia vào mối quan hệ với một nhà cung cấp, bạn cần hiểu rõ hơn về họ là ai và họ thực sự có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn. Nhìn sâu hơn một chút để tìm nhà cung cấp bạn thực sự cần, không chỉ là một công ty giỏi điền vào chỗ trống.